Perder o alcance da sua supervisão na empresa pode causar grandes problemas futuros e até no momento da gestão em que é necessário uma atenção especial.
Muitas empresas registram diariamente problemas com funcionários que desviam dinheiro de várias formas na empresa, o grande problema disso é que dificilmente você conseguirá provar o desvio e sancionar o funcionário. Além disso, dificilmente o valor retorna para empresa, criando desfalque e muitas vezes levando a empresa até a falência.
Como sabemos, o crescimento em pouco tempo de algumas instituições acabam criando brechas para tais procedimentos irregulares e muitas vezes acaba-se não tendo a visão do que está ocorrendo.
Um simples orçamento de serviços pode passar batido, e ai iniciam os desvios.
Marcelo Ocar, empresário na cidade de São Paulo nos relatou que a empresa sofreu desvios durante 3 anos, sem ao menos ele perceber. O funcionário responsável por orçamento de prestadores de serviços fraudava e acabava recebendo um valor por fora para fechar com determinada empresa. O publicitário nos relatou que ao fim de uma auditoria contratada, acredita-se que os desvios durante os anos chegaram no valor de R$ 150.000 reais e que só desconfiou após ser relatado que o funcionário gastava muito mais que ganhava e ostentava todo esse poder em rede social.
Desde um desvio financeiro da própria conta da empresa até o uso irregular dos cadastros em benefício à um funcionário, o “rombo” pode ser grande. Mas afinal, como evitar esses contratempos e ter sempre nas suas mãos o controle da empresa e da gestão?
- Conciliação bancária
Quando a empresa efetua grandes quantidades de pagamentos diários, é necessário que haja uma conciliação bancária, essa que deve ser auditada diariamente, se não semanalmente por algum sócio da empresa. Isso dificultará qualquer desvio ou pagamento irregular. - Orçamentos
Além de pedir os orçamentos para cada serviço que a empresa mostre necessidade, é interessante que seja feita uma validação de preço de mercado, assim notando se o valor não está fora e podendo constatar algum relacionamento ilícito entre o responsável pelos orçamentos e o prestador de serviço. - Sistema de gestão
O sistema de gestão precisa ser por diversas vezes verificados se não há brecha para alterações de dados, alguns sistemas nos últimos anos foram constatados que era possível alterar valores, datas e formas de pagamento, facilitando o funcionário desviar sem a menor preocupação. - Auditoria
O sistema de auditoria é utilizado por muitas empresas afim de de verificação, muitas delas são contratadas mensalmente para verificação de balancetes financeiros, sistemas de compras e prestadores de serviço. - Alterar os prestadores
É extremamente importante que seja alterado os prestadores de serviços, se não, que seja verificado minuciosamente todas as etapas dos serviços prestados periodicamente. Manter apenas um fornecedor de determinado produto ou serviço pode também abrir uma brecha de cobrarem o quanto acham necessário, ultrapassando valores de mercados. - Balancete financeiro
É importante que a empresa contábil contratada lhe mantenha mensalmente em dia com os balancetes fiscais e contábeis, e assim você poderá ter uma visão geral da empresa, sempre que julgar necessário. - Antivirus atualizado
Infelizmente muitas pessoas, até internamente na empresa utilizam de vírus para concluir seus planos e assim não poderem ser acusados por tal crime, alegando que o vírus veio de uma outra forma. Por isso, a proteção da empresa tem que estar sempre em dia.
